《搞定I》读书笔记·准备阶段

学习工作管理方法，就是建立一套系统并付诸实施，直到将其融入工作和生活，相信这套系统能把事务处理能力提升到一个全新的水平。

建立GTD系统需要进行以下准备工作：

• 预留时间。安排两整天的时间，用来建立GTD系统。
• 准备工作区。包括一张书桌、放工作篮和数字工具的空间。可以在办公室和家里都建立工作区，同步建立一个保持一致的管理系统。但不要共享工作区，每个人应该有自己的工作区。
• 准备工具。包括基本管理工具和一般性资料归档系统。基本管理工具见P125，主要是资料托盘、白纸等一些有型工具。

处理或推迟在这段时间需要处理的任何其他事情，为建立新的系统集中全部注意力。

归档系统

简单、高效的归档系统对于整个过程至关重要。

归档系统分成两类：

• 专用归档系统，保存有明确分类的资料，例如合同、财务记录等，建立索引。
• 一般性归档系统，包罗万象的归档系统。

数字形式的归档系统。数字形式的归档系统需要考虑其组织结构问题。作者用了3个月寻找最佳组织结构，3个月实现控制。强烈建议使用自己的归档系统，并放在触手可及的地方。

归档过程不应该超过1min，并且有趣、好用、完整。

考虑使用以下方法改进归档系统：

• 触手可及。归档过程在短时间内完成，操作简单。
• 索引。为一般参考资料建立一个按照字母排序的有形归档系统。数字形式容易收集和存储，但可能导致只收集、不评估、不运用等弊端。需要回顾的大量信息，应该以有效的组织形式呈现。
• 始终确保随时可以创建新的空“文件夹”。
• 确保有庞大空间。有形资料少于3/4，数字形式注意磁盘空间。为了让一般性参考系统有足够空间，可以单独存储参考资料。
• 对资料进行整理归档。例如使用打签机标注文件夹。
• 定期整理。至少一年整理一次归档系统，防止资料混乱和遗忘，应对资料价值随时间发生的变化。
• 归档工作本身。严格建立并维护存储系统的秩序，及时归档。在项目中，归档工作似乎并不重要。

参考资料，需要在自身独立边界内保存和组织，不至于混淆GTD系统的其他类别，更不能妨碍更具行动性的内容。必须便于管理，以便在必要时收集、分析、评估需求，用于特定用途并得到有效评估。