《搞定I》读书笔记·行动提示信息

需要采取行动的材料，必须决定目标和下一步行动，即以结果和行动为导向。从组织整理的角度，下一步行动可以分成对执行时间有刚性要求和越快完成越好（ASAP行动）两类。

下一步行动可以分成以下三种类别：

• 立刻执行。可以在2min内完成的行动，立刻去做，即2min原则（根据需要调整）。其原理为对于任何任务，保留、跟踪、完成所花费的时间比立刻完成的时间更长。注意，该原则应该主要用于处理新内容。
• 委托他人。超过2min的行动，并且自己不是合适人员，用恰当的方式委托给适当的人。如果关心进展，就需要进行跟踪，因此形成了等待清单。另外，下一步行动是别人职责范围内的工作，也需要跟踪。在委派任务上标明具体的日期十分重要。
• 推迟执行。超过2min的行动，自己是最佳人选，放入下一步行动清单。

用以下方式组织整理行动：

• 立即执行的行动。已经完成，不需要追踪。
• 日程表，记录对执行时间有刚性要求的行动。
• 下一步行动清单。记录ASAP行动。可按照情景分类，例如电话旁、电脑旁、外出、办公室、在家、议事日程、阅读清单、回顾清单等。
• 等待清单。保存委托他人的事务（不关心过程、只关心结果的事务）。根据需要定期回顾，检查完成情况，决定是否需要执行某种行动以推动事务发展。帮助管理者明确工作中需要重点推进的事务。

以下介绍常见的下一步行动清单（情景分类清单）：

• 议事日程清单。许多下一步行动需要与人交流或参会讨论，应该记录在各自的清单上，每个清单对应一个人或会议。因此，管理系统应该比较方便的添加新的议事日程清单。
• 阅读清单、回顾清单。需要花费2min以上阅读的材料，按照其内容进行分类，放在指定的文件夹中。确保只有那些确实需要花费2min以上时间阅读的东西才归为此类。

日程表和下一步行动清单构成了每日行动管理组织和导向的核心结构。对于大多数人，下一步行动可能有50-150项，因此可以考虑把下一步行动清单进一步细分（按照情境等形式）。

个人管理系统的首要任务是随时看到行动提示。不管提示信息在哪，只要平等对待，定期回顾即可。

当出现提示信息，第一时间将相关行动列入清单，丢掉原始信息即可。但有些类型的原始信息，本身就是有效的行动提示，可直接使用，例如需要阅读的文章、资料等。