《搞定I》读书笔记·纵向管理

“纵向”管理，指将精力聚焦在某个项目上。将纵向管理的思考结果融入个人管理体系，是知识工作需要的第二套行为模式。纵向思考方式不要求详尽周密，即非正式思考/简式计划。

正式计划，可以理清事情的各个要素，明确各要素之间的关系和重要程度，对工作进行详尽的规划，适合复杂的情况。

一般来说，需要正规模式的人早就进行过相应的学习了。各行各业，人们对工作进行思考时，最需要的并不是正规的模式。

计划的越深入，形式越自然，效果越理想，越能释放压力。自然计划法适合这样的情况，但这种模式不一定就是常规做法，还有非自然计划模式、反应式计划模式。

处理事务时，如果能采取合理的思考方法，就一定能更快得出结论、辅助行动，推动事务更有效地进行。

自然计划模式

自然计划法，指大脑在处理某件事情的5个步骤，即定义目标、定义原则、展望结果、头脑风暴/集思广益、组织整理、明确下一步行动。

意愿、动机就是目标，开启计划过程。原则限定了计划的界限。一旦决定实现目标，就开始对结果进行展望。一旦认同了展望，大脑意识到目标和现实之间的差距，会提出一系列创造性的问题，以消除“认知失调”，即头脑风暴。一旦产生各种想法，大脑自动根据组成要素、重要程度、先后顺序进行归纳整理。为了确认首要因素，需要把注意力集中到下一步行动上。

目标

在“目标”的高度，仔细审视正在做的事，改善和加强进程。确定任何一种行为的目的，对调整关注范围、创新性发展和合作具有指导意义。没有被广泛采用的原因，是人们极易“主观臆断”，从而使真正的重要意图落空。

确定目标，即思考“为什么”这个问题，其价值在于：

• 界定成功。目标界定成功，决定投入的时间和精力。如果所做之事的目标不清楚，则根本没有取得成功的机会。
• 建立决策标准。目标影响着决策，评估投入的资源是否必要。
• 调配资源。目标影响需要的资源。
• 激发动机。如果找不到做某件事的充分理由，那么它就不值得去做。
• 阐明重点。确定工作的主要原因就可以确定工作的目标，则日益零散和模糊的工作和前景就会清晰明确。
• 拓宽选择。目标确定工作重心，开启创造性思维，拓宽了针对目标的思考范围。

目标明确，即聚焦工作重心，会让你动机充足、决策标准明确、资源集中、富于创造力。而含糊的目标无法取得理想效果。如果不能判断是在接近目标还是偏离正轨，就不能切实指导自己的行动。

原则

原则，指所遵守的标准和价值观，具有同目标一样的价值。如果与自己信奉的标准和观念背道而驰，结果势必劳而无功、心烦意乱、压力倍增。

原则为行为提供清晰明确的指导，界定了行动的限制因素及行为标准。

产生心理压力的一个主要原因是别人的行为超越了你的标准，或者别人容忍此类行为。主动与别人沟通并澄清这些原则，有助于积蓄力量，防止不必要的抵触和冲突。

前景

目标和原则提供了动机和监控手段，前景是描绘最终成果的一个蓝图。为了有效利用可以获取的资源，必须清楚地勾勒成功的蓝图。

成果想象和精力聚焦的价值在于头脑中坚持不懈遵循的信念能够影响对外界的观感及我们的具体表现。当把精力聚焦在某个事情上，会立即转入充满灵感的思维模式。大脑具有一个网状组织，具有搜索功能。当大脑中产生一个清晰的图像，描绘所渴求的事物，并专注于这个事物时，会自动捕捉相关信息。

只有经历过才能积累经验。如果某种情况发生过，在脑海中预想再次出现类似的情境很容易。但是在面临全新未知的领域，设想自己成功的情景可能非常困难。即，如果头脑对于某一事务的实际发展没有任何预想，对于自己能否促成这件事就毫无把握可言。

在知识工作领域，创造清晰可见的结果是最有效的生活技能之一，是实现职业和个人成功需要进行艰苦磨练的重要技能之一。这需要在不同层面对目标给予精确解释，持之以恒地对可以获取的资源重新划分，从而最高效地完成工作。

所以，对于未经历过的事情，如何设想它的前景？从上一段话可以看出，这是一个需要不断磨练的技能。

头脑风暴

确定目标和结果之后，如果愿景与现状之间存在差异，会自动开始进行头脑风暴，填补差距。把头脑风暴零散的想法记录下来，将极大提高工作效率，启发思维。

头脑风暴的最大优点在于能捕捉到新颖独特、创意的想法，还能启发产生更多主意，此过程类似于“分布式认知”。（分布式认知把信息从大脑中清理，转化为客观的、可以经常回顾的形式，即建立一个“外脑”）。

如果缺少一个系统来辅助保存和回顾这些想法，很快就烟消云散，也没人可以长时间把精力集中在某个主题上。思维导图、集结法、仿制法、结网法、鱼骨法都可以用来捕捉思维。对于思维导图，把核心想法放置于中心位置，产生的相关想法则随意、不拘形式地任意放在周围。

头脑风暴有三个原则：

• 不判断、不质疑、不评估、不批判。避免非计划模式的影响，让所有想法都纳入考虑。头脑风暴是包容和扩展的。
• 追求数量、不求质量。除非找到想法，否则并不知道什么是好想法。
• 分析组织工作放在次要地位。此阶段，分析、组织整理处于次要地位。开列清单是一件富有创造力的活动，要确保没有遗漏。

组织整理

头脑风暴把大脑中的想法清理出来，摆在眼前，就可以方便地理清联系和结构，明确主次、先后、轻重后，组织整理会自动完成。头脑风暴获得的大部分想法都是没有价值的。

如果需要对某项工作进行实际客观的控制，需要一个标明了主次因素、层次分明的工作大纲，或者一个甘特图。在这一阶段有多种工具可以使用，例如项目规划软件等。

组织整理的关键步骤为：

• 明确事件的重要组成部分。
• 按照构成因素、先后顺序、重要程度进行分类。
• 进行足够详细的描述。

下一步行动

计划工作的最后一步，是决定如何分配、再分配资源以推动工作的顺利进行，即下一步行动。

项目计划，主要是列出一个标明工作目标的清单，坚持不懈地管理每一项目标所需要的下一步行动，即“地面视野”。这将迫使你“真诚地”面对一切。

如果一项任务是需要付诸行动的，那么其具体的下一步行动方案必须予以落实。

下一步行动的基本要点是：

• 针对当前工作的每一个环节，确定下一步行动。
• 如果有必要，在计划阶段确定下一步行动方案。

在一件事情的诸多头绪中，总有一个唯一的“下一步行动”，是其他行动的关键条件。如果目前的状况不足以规划出下一步行动，可以考虑“分析处理”步骤，搜集更多的主意。但是，不论什么情况，都需要明确下一步行动。

如果下一步行动不属于你的工作，必须明确这个行动属于谁的工作范畴。一般来说，团队合作中明确了每个人的职责范围，大家可以自动找到自己的任务。

计划的详细程度

计划的目的是为了让大脑摆脱事务的纠缠。不同项目计划的详细程度不同。

• 大部分项目。只需要列出一个清单，概括预期效果及各个阶段的行动步骤。
• 约15%的工作。需要用辅助手段来记录一些信息。
• 5%的工作。必须认真权衡，仔细考虑，审慎地实施自然计划法。

如果想使工作更清晰，顺着自然计划法“向上”思考。每天忙碌（行动），但是总感觉找不到奋斗的方向。需要通过计划指导自己的工作（组织整理）。如果计划不清晰，则在头脑风暴时需要准备更多的内容以应付计划的多种可能性。如果头脑风暴也模糊不清，必须把注意力集中到前景上。如果前景也不清楚，必须回到目标，即为什么从事现在的工作？

如果需要落实更多的行动，顺着自然计划法“向下”思考。目标让人振奋，但实现困难重重时，必须集中注意力于前景。明确了前景，但是毫无进展，需要把注意力放在具体操作细节和想法上（头脑风暴），多问一些“如何”的问题。头脑风暴获得大量想法，但是多数没有价值。因此需要找出关键步骤（组织整理）。如果有了一个计划，但是实践中达不到预期的成效，需要对计划的各个部分进行再次评估，重点放在“下一步行动，由谁负责“上。

非自然计划模式

在产生各种想法之前，满心期待想出一个好主意，那么就不会拥有太多想法。“好主意”以思考程度达到80%为前提。如果一开始询问“有什么好主意”，会扼杀所有人的创造力。在定义目标、展望前景、头脑风暴之前就得到一个好主意，往往只会阻碍创造性思维。

如果试图解决某一问题，而不遵循大脑运作的自然规律，则不容易解决。人们会一直忙于处理各种问题，造成混乱不堪、压力频添。

反应式计划模式

大多数人认为，非自然计划模式才是计划，但是这种方式没有遵循自然规律，对实际工作指导意义不大，导致人们不会在事务发展的前期制订计划，往往要等到会议等重大工作开始前最后一刻才开始着手制订计划，这就导致了反应式计划模式，即在紧急状态时考虑组织计划等问题。