《搞定I》读书笔记·控制项目

所有人应该在生活和工作方面进行更多、更频繁的非正式计划。

对于项目计划，最大的提升空间不在工具，而是让创造性和预见性思维发挥作用。造成思维缺失的主要原因是自上而下的系统无法应付在思考、预测中出现的大量的细节。而自然计划模式可以将想法转化为行动。

项目清单上的大部分（目标）都不需要刻意计划，但是以下两种需要：

• 虽然已经确定了下一步行动，但是仍然吸引注意力的事务。即，还有其他需要确认和安排的方面，需要进一步关注和处理。
• 意外冒出的想法或项目细节。需要把它们随时收集起来。

项目计划流程本身也需要确定下一步行动，典型的计划步骤如下：

• 头脑风暴。合适的下一步行动是“想想关于某个事情的点子”。把下一步行动列入行动清单。
• 组织整理。某个项目已经收集了足够的笔记和资料，需要整理，则下一步行动是“组织整理某个项目的资料”。
• 召开会议。下一步行动可能是通知相关参会人员。
• 收集信息。计划工作的下一步任务有时是收集更多的资料。
• 随时产生的想法。如果想到的点子不是可执行的具体行动，有必要把它们保存下来。

理想的工具可以在第一时间保存脑海中的想法，根据需要随时查询。项目的辅助工具如下：

• 思维辅助工具。思考时如果不动笔，很难长时间保持注意力高度集中。合适的工具容易激发好的想法。
• 书写工具。例如纸张、笔记本、黑板、白板、数字化工具，可以促进思考。较大的白板和屏幕可以扩展思维范围，展现创造性的关联。

一个方便收集思考结果的系统有助于提高效率，便于组织整理项目的工具和环境可以推动项目计划进程。项目的辅助架构如下：

• 根据需要创建文件夹或活页夹。一般性参考资料归档系统便于归档和查阅项目资料，对项目规划起辅助作用。可以针对某个主题设立专门的文件夹。
• 纸张和数字化。纸张可能更便于提醒相关信息。
• 软件工具。通常适合非正式规划和头脑风暴的两个软件是思维导图和分级概要程序。高端产品是综合性项目管理软件，低端产品类似于项目清单。很少有项目管理软件适合两个项目。确保自己适应软件，专注于项目思考，而不是软件本身。定期回顾，随时更新内容，通过持续清理和重新组织保持即时性。

下一步行动清单、项目清单都需要不断更新，因此需要抽出一段比较完整的时间（1-3h），对每一个项目进行深入的纵向思考。

关键在于，学会思考，用思考的结果进行合理的管理。培养一个习惯：在考虑问题时高度集中注意力，预见性地发现问题、解决问题，而不是迫不得已再行动。