《搞定I》读书笔记·收集的习惯

收集对个人的好处

当直面收集到的所有资料时，很容易找到消极情绪的来源。要做的事情太多并不是引发消极情绪的根源。收集篮中的东西代表着同自己签订的协议。消极情绪是自己违反这些协议导致的直接后果——自我信任感丧失的结果。

有三种方式可以消除负面影响：

• 不签订协议。降低对自己的要求会立刻轻松起来，但是没人愿意随便降低对自己的标准和要求。这种方法的真正含义，是把一切事务收集到工作篮后，有机会重新考虑任务的关注度，丢弃超出自己能力范围的事务。在整个捕捉和追踪头脑中的事务过程中，有两次机会过滤掉那些并不是真心希望完成的工作。
• 完成协议。每个人都渴望成功，可以给自己安排一些能轻松完成的任务。完成一项任务让你感觉良好、干劲十足，同时期待下一个更重要、更富挑战性的任务。职场的讽刺在于，无论你做的多好，你都需要做的更好。
• 重新商定协议。当面对所有要处理的协议时，就能全盘分析、客观判断，决定立刻实施、拒绝、重新商定等。关键在于，你不能同自己重新商定那些已经记不起来的协议。但是记不起来的协议，并不意味着摆脱了责任和压力。

“知识工作”意味着每个人都有做不完的工作。GTD提供了一套方法来处理这种情况。其中的一个关键方法，就是对无法按时完成的协议重新商议，减少负面感受。这才称得上高水准的”知识工作“。要做到这一点，需要一个严谨的收集系统。你不可能与自己商议记不起来的协议，也无法与他人商议你和他们找不到头绪的事情。

大脑分不清哪些任务立即完成、哪些以后处理。一旦决定处理某件事情，把它存入短期记忆，大脑就认为你需要立刻采取行动。一旦给自己同时布置了两项工作，并且只保存在大脑中，压力感和失败感随之而来，即“一心不能二用”。

收集与传统时间管理法的不同

传统的时间管理法给人的印象是，如果某件事情不重要，结果就真的不重要了（不值得追踪、管理、处理）。但是，处理事务的前提是对事务有清晰意识，必须保证在清晰意识的前提下签订协议。这要求对于每一个事务都应该捕捉、具体化、定期回顾检查，把它存放在自我管理体系的相应位置。

收集所有未尽事宜，并不是因为同等重要，恰恰因为重要性不同。任何未收集、未完成的事务，同样产生心理压力，消耗精力。

收集的程度

只有全部完成收集时，才知道大脑中有多少剩余的事情。只有当大脑中不再浮现任何事件的提示信息，才知道不存在剩余事务。

只要意识清醒，大脑肯定会专注于某一事务。每次将精力集中于一件单独的事务，没有一丝分心，就已经达到了“心如止水”的境界。

建议在收集的过程中，仔细考虑事务。不仅仅回忆起事务，要为此采取某种行动。

收集对团队的好处

如果每个人都有收集的习惯，则大家不用去考虑“遗漏”的问题，所有人的精力都可以放在更重要的事情上。

如果在信息沟通的环节上存在隔阂，往往导致关系或文化中产生某种程度的挫折感和普遍的紧张情绪。多数人认为，如果某件事情不得到持续关注，就会在机构的处理流程中销声匿迹，最后以突然爆发的方式重新出现，让大家措手不及。

当需要做出改变时，必须确信每个步骤都是恰当的，不会导致不良的副作用。

一个机构的效率是由机构内效率最低的关键人物决定的。

有的企业建立了严密的信息收集和传递系统，信息的管理和传递清晰透明，一目了然。几乎没有人为信息交流操心，大家可以集中精力处理更加重要的问题。

很不幸，无法强制每个人都建立个人事务处理系统。每个人在处理事务的问题上有绝对的自由，别人无权干涉。但是，至少可以做到确保他们去处理、跟踪、管理事务，让他们知道这是职责范围内的工作，而且必须完成。